VMCの組織バリデーション：文書要件を解説

組織の検証は、VMC プロセスの重要なステップであり、正当な企業のみがメールクライアントにロゴを表示できるようにします。認証局(CA)はこのプロセスにより、貴社の法的存在、身元、商標ロゴを使用する権限を検証し、詐欺や悪用から保護します。

• 事業登録書類：法人設立証明書、営業許可証、政府機関への登録など、組織の法的存在を証明する公的書類を提出する。
• 活動状況の確認：CA は、貴組織の事業が活動中であり、良好な状態にあることを確認する。これには、直近の年次報告書、税務申告書、または地方当局からのグッドスタンディング証明書が必要となる場合がある。
• 物理的住所の確認：最近の公共料金の請求書、銀行口座の残高証明書、政府発行の通信文書など、貴組織の住所を証明する書類を提出する。住所は事業登録記録と一致している必要があります。
• 署名権者の確認：貴団体を代表してVMCを申請する権限のある個人を特定する。これには、公証された承認書、取締役会決議、またはその他の公式文書が必要な場合があります。
• ドメイン所有権の証明：VMCを申請するドメインの所有権を証明します。これは通常、電子メールによる確認、DNS の TXT レコード、または CA の指示に従いウェブサイトにファイルをアップロードすることで行われる。
• 商標に関する文書：登録商標の証明書または公式記録を提出し、ロゴが商標と完全に一致していることを確認する。

• 組織図または構造：複雑な組織の場合、親会社、子会社、または関連会社の関係を示す図表が必要になる場合があります（特に商標が別の事業体に所有されている場合）。
• ライセンス契約書：組織が直接の商標所有者でない場合は、VMCの目的で商標を使用する権利を付与する正式なライセンス契約を提出すること。
• 品質管理の証拠：ライセンス商標の場合は、商標権者の監督と品質管理規定を示す書類を添付すること。

• 情報の不一致：すべての提出書類が、商標およびドメインの記録と同じ法的名称および住所を使用していることを確認してください。
• 期限切れまたは不備のある書類：最新の正式な書類のみを提出してください。古い書類や不足している書類は、承認を遅らせる可能性があります。
• 不明確な権限：VMCプロセスにおいて貴組織のために行動する権限を有する個人を明確に特定し、文書化してください。